Medewerker Secretariaat (36 uur) – Utrecht

Relatiebeheerder Frontoffice/Backoffice – Arnhem
februari 19, 2019
Medewerker HR Services – Boxtel
februari 28, 2019

Introductie

Het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte zit midden in een ontwikkelingstraject, werkwijzen

en cultuur van de verschillende secretariaten wordt meer op elkaar afgestemd. Uniformiteit en

uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerkt kan worden.


Het is belangrijk dat je het leuk vindt om het eerste aanspreekpunt te zijn en mee wilt denken met

het verbeteren van interne werkprocessen . In deze rol fungeer je als eerste aanspreekpunt voor

directe en indirecte collega’s. Hiermee ontlast je de managementassistenten. Het betreft een

dynamische functie die de nodige flexibiliteit, doorzettingsvermogen en incasseringsvermogen van je

vraagt.

Organisatie

Binnen het secretariaat van 12 managementassistenten zoeken we een fulltime medewerker afdelingssecretariaat/ Frontoffice. Het gaat om een nieuwe functie . We versterken de frontoffice binnen het team en hebben het over een Servicepunt. Dit jaar wordt bekeken wat nodig is voor een optimale bezetting en service, zodat toegewerkt kan worden naar een definitieve invulling van het Servicepunt.

Functie

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle algemene vragen van medewerkers van Ruimte en voor het Klantcontactcentrum. Deze vragen worden zowel ‘live’ aan je bureau als telefonisch gesteld;

• Je denkt mee in het verder professionaliseren van de functie en de werkprocessen op het Servicepunt;

• Je hebt een belangrijke rol in het verbeteren van de poststromen bij Ruimte;

• Je hebt een sturende rol in het verminderen van de fysieke inkomende post;

• Je onderhoudt het contact met medewerkers buiten Ruimte, zoals het Postlogistiekcentrum en het Klantencontactcentrum en maakt knelpunten bespreekbaar;

• Je zorgt samen met je naaste collega voor een dekkende bereikbaarheid;

• Je beheert de algemene mailbox en handelt verzoeken zelfstandig af of zet vragen door naar de juiste secretariaatsmailboxen van de verschillende gildes;

• Je registreert de ziek- en herstelmeldingen van de medewerkers van Ruimte;

• Je plaatst bestellingen voor bijvoorbeeld bloemen, visitekaartjes en kantoorartikelen;

• Je pakt administratieve taken op, zoals het opvragen van digitaal dossiers en het verwerken van bouwplanverzoeken;

• Het plannen van het secretaresseoverleg, het boeken van zalen intern en extern en het beheer van de laptops;

• Waar nodig ben je in overleg achtervang van de Managementassistenten voor algemene secretariële taken zoals het maken van afspraken.

Functie eisen

• Minimaal een afgeronde MBO4 / HBO opleiding;

• Minimaal 1 jaar ervaring binnen een gemeente als assistent;

• Professioneel, pro actief en nauwkeurig;

• Je beheerst Officepakketten en pakt nieuwe systemen snel op;

• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Aanbod

• Detacheringsovereenkomst voor de duur van de opdracht minimaal tot 1 januari 2020;

• Salaris € 2.500 b.p.m. tot € 2.800,- op basis van een 36-urige werkweek;

• Secundaire voorwaarden als reiskosten, vakantiegeld, vakantiedagen en pensioen conform CAO;

• Deelname aan leuke bijeenkomsten georganiseerd door B&P Personeelsdiensten;

• Mogelijkheid tot volgen van opleidingen;

• Aandacht en betrokkenheid middels Fieldmanagement vanuit B&P Personeelsdiensten.

Sollicitatie

Neem contact op met 026-7999099 en/of mail je cv naar recruitment@bp-personeel.nl.